Digitales Bürgeramt: Der Behördengang, der in Mannheim keiner mehr ist

Mannheim. Diana Pretzell macht es gleich mal vor. Die Erste Bürgermeisterin bucht für die Familie einen Familienpass. Sie spricht in ihr Handy, formuliert den Wunsch. Hebt ihren Perso zur Identifikation hoch, und die Mitarbeiterin, die ihr per Videochat zublickt, stellt kurze Fragen, gibt Anweisungen - fertig.

Jetzt würde der Famlienpass an Pretzell verschickt. Beim Pressetermin im Bürgerdienst in K7 kommt die Mitarbeiterin selbst nach oben gelaufen und bringt den Pass fürs Pressefoto. Sie steht auch noch für Fragen zur Verfügung, wie das neue System für die Mitarbeitenden der Stadt so ist. „Es ist eine Win-win-Situation für beide Seiten“, weiß auch Andrea Baroncioni, Fachbereichsleitung Bürgerdienste. Flexibilität - sei es in Arbeitsleben oder Alltag - gewinne man aufseiten der Behördenmitarbeiter wie bei Kunden des Bürgerdienstes gleichermaßen.

Bürgerdienst Mannheim wird virtuell per Videochat erreichbar

Was Heidelberg als erste Kommune bundesweit 2022 startete, kann jetzt also auch Mannheim. Wichtig: Das virtuelle Angebot sei Zusatzangebot, wer seinen Behördengang wirklich analog „gehen“ will, kann das weiter tun, so die Stadt. Die Nachfrage aber nach dem Digital-Angebot scheint schon jetzt hoch. Als Pretzell sich durch die Digital-Terminslots klickt, sind gerade noch zwei freie zu sehen. Kein Wunder: Denn wer sich in den Termin eingebucht hat, kann vom Strandurlaub, der Mittagspause oder vom Sofa aus den Behördengang erledigen, bei dem sich jetzt niemand mehr zur Behörde bewegen muss.

Das soll auch ein Angebot für mobilitätseingeschränkte Menschen sein, erläutert Pretzell, oder für Ältere, die vielleicht noch nicht ganz so sicher in digitalen Themen sind, aber es schon mal probieren wollen.

Hilfe per Hotline vom Bürgerservice, wenn etwas nicht so klappen will

Denn die Mitarbeitenden der Stadt sind geschult, hier Hilfe zu leisten, falls etwas noch nicht so klappt - etwa mit Mikro oder der Verbindung, erläutert Projektleiter Florian Mattheier. Es gibt dafür eine Telefonnummer, die man dann wählen könne. Es sei im virtuellen Bürgerservice möglich, Anliegen gemeinsam zu bearbeiten, erklärt Baroncioni: Da kann man sich zuschalten, der Bildschirm kann geteilt und so trotz Distanz direkt geholfen werden.

Bürgerservice Mannheim: Sprechstunde per Videochat nach Terminvereinbarung

Die Nutzung der Virtuellen Bürgerdienste funktioniert so: Bürger vereinbaren einen Termin über das Terminbuchungssystem. Zum vereinbarten Termin verbinden sich die Bürger sich über PC, Tablet oder Smartphone in einer Videokonferenz mit einem Mitarbeitenden der Bürgerdienste. „Alles, was Sie benötigen, ist eine Internetverbindung, eine Kamera und ein Mikrofon“, so Pretzell. In die Videokonferenz kommen die Bürger über einen Link, den sie in der Terminbestätigung per Mail zugesandt bekommen. Der Service ist browserbasiert. Das Herunterladen oder Installieren einer App oder eines Programms ist also nicht notwendig. Anfallende Gebühren können während des Beratungsgesprächs etwa online per Kreditkarte, Paypal oder Giropay bezahlt werden. Pretzell betont auch, dass das virtuelle Bürgeramt umweltfreundlicher und nachhaltiger sei als der normale Behördengang, CO2-Belastung während der Anfahrt würde vermieden, Ausdrucke verringert.

Von Wohnsitz ummelden bis Anwohnerparken: Virtueller Bürgerservice Mannheim macht's möglich

Mehrere Anliegen können zudem in einem Termin abgewickelt werden. Es sollte dann ein entsprechendes Zeitfenster eingeplant werden. Auch digital unterschreiben kann man. Die Online-Signatur kann etwa über Touchscreen, Touchpad oder per PC-Maus vorgenommen werden. „Datenschutzkonform und konform mit den vorgegebenen digitalen Sicherheitsstandards“ sei das virtuelle Amt, so die Stadt. Sie beantwortet zudem online viele Fragen zum Thema (Daten-)Sicherheit unter www. shorturl.at/SqwrN

Digitaler Bürgerservice Mannheim: Öffnungszeiten im Netz

„Wir sind in der Pilotphase. Gerne würden wir mehr Verwaltungsleistungen virtuell anbieten, dort, wo es funktioniert und rechtlich möglich ist“, gibt Pretzell einen Ausblick. Baroncioni sagt: „Letztlich werden die Mannheimer auch mit ihrer Nachfrage, dadurch, wie sie es in der Pilotphase annehmen, bestimmen, was wir in Zukunft zusätzlich und weiter anbieten.“ Man evaluiere stets auch alles intern. Einen kleinen Wermutstropfen gibt es dann doch beim Termin. Zuerst funktioniert der Videochat mit Pretzell und der Mitarbeiterin nicht, als sie es am großen PC zeigen will. Ganz authentisch kommt Hilfe per Helpline. Das Team sucht den Fehler. So ist es, wenn ein Programm noch in den Kinderschuhen steckt, hört man. „Wir haben diesen Video-Termin schon vor Monaten für diese Gespräch eingebucht, vielleicht war das zu lange. . .“, mutmaßt ein Mitarbeiter.

Virtueller Bürgerservice Mannheim: Das geht alles beim digitalen Termin ohne Wartezeit

Und das geht alles virtuell: Abmeldung Wohnsitz, Bewohnerparkausweis, Familienpass, Führungszeugnis, Landesfamilienpass, Gewerbezentralregisterauszug, Lebensbescheinigung, Meldebescheinigung, Melderegisterauskunft, Schwerbehindertenparkausweis, Steueridentifikationsnummer und Ummeldung (Haupt- und Nebenwohnsitz).

Die Studie „Digitalisierung der Bürgerämter in Deutschland“ der Hans Böckler Stiftung kam jüngst zu dem Schluss, dass es bei dieser noch Luft nach oben gebe, die Nachfrage der Bürger gleichzeitig sehr hoch sei. Die Autoren betonten, den Blick in das Innere der Verwaltung dabei nicht zu vernachlässigen: Mitarbeiter müssten mitgenommen werden - um motiviert zu bleiben.