Stadt Viernheim weiht neues Bürgerbüro ein

Viernheim. „Es ist alles eingerichtet“, berichtet Bürgermeister Matthias Baaß, „und die Technik funktioniert auch“. Seit Montag ist das Bürgerbüro der Stadt Viernheim am neuen Standort in der Kettelerstraße 1b geöffnet. Die ersten Kunden wurden bereits an den vier Schaltern bedient.

Durch den großen blauen Schriftzug am Gebäude und die auffällige Folierung der Fenster ist das Bürgerbüro im ehemaligen Commerzbankgebäude nicht zu übersehen. Modern wie die Aufmachung von außen ist auch die Innenausstattung mit einem offenen Raumkonzept und neuester Technik. Bürgermeister Matthias Baaß, Hauptamtsleiter Philipp Haas und Bürgerbüro-Leiter Jörg Gutperle stellen am ersten Arbeitstag die Anlaufstelle für Bürger vor. Der Eingangsbereich dient zur Anmeldung und als Wartezone. „Es hat sich bewährt, dass die Bürger weiterhin einen Termin vereinbaren“, führt Baaß aus. Wer online einen Termin ausmacht, erhält eine Mail mit einem QR-Code und einer Vorgangsnummer. Bei Ankunft im Bürgerbüro muss am Bildschirm entweder der QR-Code – ausgedruckt oder auf dem Handy – gescannt oder die Nummer manuell eingetippt werden. Damit ist der Besucher angemeldet.

Sobald ein Schalter im Bürgerbüro frei ist, erscheint auf einem großen Display die Anzeige, an welchem Arbeitsplatz das Anliegen der Bürger bearbeitet wird. Es gibt im Beratungsraum vier Schalter, an denen sich die Mitarbeiterinnen der Kundenanliegen annehmen – von der Beantragung von Ausweisen und Pässen über An- und Ummeldungen bis hin zu Parkausweisen oder Beglaubigungen. Der fünfte Arbeitsplatz ist der Infoschalter, wo Bürger eine schnelle Auskunft oder Hilfe bei der Anmeldung bekommen können.

Das Büro wurde mit neuem Mobiliar ausgestattet. „Als sie leer waren, sahen die Schreibtische noch riesig aus“, erzählt Philipp Haas. Mittlerweile ist auf jedem Schreibtisch viel technisches Equipment aufgebaut, was für die Bearbeitung der Anträge benötigt wird. Neu sind – neben Bildschirmen und Tastatur, Foto- und Fingerabdruckscanner – auch Unterschriftenpads, auf denen die Besucher ihre Unterschrift leisten. Das beschleunigt das jeweilige Verfahren, reduziert den Papierverbrauch und auch den Aufwand der Datenspeicherung. „Papieranträge müssen wir zehn Jahre lang aufbewahren“ erklärt Jörg Gutperle. Die Unterschrift wird in der elektronischen Akte gespeichert.

Im Obergeschoss befinden sich das Büro des Leiters und drei weitere Büros, für die Arbeit im Hintergrund. „Und für Termine, bei denen sensible oder intensive Beratung notwendig ist oder zu denen mehrere Bürger erscheinen“, erläutert der Bürgermeister, während er im Konferenzraum sitzt. Der Raum wurde durch das Einziehen einer Wand geschaffen und steht allen Mitarbeitern der Stadtverwaltung für Besprechungen zur Verfügung. Er ist über ein separates Treppenhaus erreichbar. Komplettiert wird das Bürgerbüro durch einen Personalraum mit kleiner Küche, Lagerflächen sowie einen Technikraum im Untergeschoss.